档案管理解决方案
第1章 前言
当今经济全球化、社会网络化已经成为世界性的一大趋势，信息技术的革新正在深刻地改变着企业内部传统的管理和服务方式。目前国务院正在大力推进“全国政府系统政务信息化建设”，要求各级各类政府部门及事业单位转变工作职能，加快从传统的办公模式向“政务公开及信息共享”方式转变的步伐。
第2章 概述
2.1项目背景
档案资料作为一种重要的信息资源，在社会各行各业中得到了越来越多的开发和利用，日益显示出其重要作用。而依靠人工手段已经无法实现对大量档案信息的收集、处理及应用。档案信息的数字化和网络化己成为不可阻挡的趋势和发展方向。
从档案数字化管理的投入使用情况看，越早投入建设，档案信息资源就会越早得到利用，档案管理部门以及业务利用部门也就会越早享受档案信息资源带来的良好服务并从中受益。
自友数字化档案系统以各级各类档案部门全面实施档案数字化管理为出发点，完全符合国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《档案管理软件功能要求暂行规定》和《电子文件归档与管理规范》的要求，同时借鉴并吸收了其他优秀软件的实际经验，在协助多家高等学校、政府部门和企事业单位进行档案数字化管理过程中都得到了高度评价。
2.2现状分析
1、实体档案情况
档案部门保存的档案资料主要为文书档案、设备档案、科技档案，目前档案主要依靠手工录入EXCEL表格来进行保存管理，远远满足不了档案目录的查询与电子文件的调取。
2、办公局域网现状及软、硬件设施情况
目前内部办公局域网运行情况良好，网络硬件设施较为完善，具备档案数字化管理的基本条件。
3、档案利用分析
目前，学校内部全部档案未实现数字化及信息共享，档案利用很不方便，部门间的档案信息交换也是采用手工方式。但是档案利用非常频繁，档案查询工作的繁琐和滞后远远不能满足对档案频繁利用的需求。
2.3 建设步骤
综合档案的现状和需求，参照相关企业档案数字化的经验做法，我们初步拟出档案数字化的预期目标如下：
1.将所有纸质档案扫描成电子档
2.全部实现网上录入、整理和查找利用工作，学校内部各部门都可以通过本部门的用户名和密码登录到档案管理系统中，按照系统管理员的授权进行档案著录、整理和检索。实现“实时归档、随查询、随利用”三同步。将新形成的档案文件随时归档，改变手工文件管理的滞后状况和各部门文件分散管理状况。提高档案文件的时效性，同时尽量减少档案管理人员数据录入的工作量。
3.将学校内部现存的纸质档案文件目录全部录入数据库，再将纸质文件扫描成图像文件保存，保持文件在流转过程中各种修改痕迹的原文原貌。实现在内部办公网上浏览查询文件目录并根据权限查看文件扫描全文。
2.4 整体设计
针对上述需求分析和预期目标，我们建议选用数字档案数字化网络管理系统作为档案数字化管理平台。该系统具备以下主要功能和特点：
1.系统基于TCP/IP协议，采用浏览器/服务器（B/S）结构，用户不受地域限制，局域网内的任何一台计算机都可以登录系统，按照管理员分配的权限进行档案的著录、归档和查询工作。
2.真正实现了电子文件全文、图像、录音录像等多媒体档案的数字化管理。可以实现各种格式的电子文件（word/wps/ppt/txt/html等）、图纸文件（jpg/bmp/gif/bmp/dwg等）和多媒体文件的上传、下载、打印及在线点播。
3.全模糊查询及精确查询并举，全文高速检索。系统采用了当今流行的互联网搜索引擎，无需事先设置查询条件，查询操作方便快捷。可以对任意字段内容进行模糊匹配和精确匹配查找，查全、查准率很高，查询速度快，并实现了全文附件的高速检索。
4.自动档案信息统计。系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并绘出直方图等各种统计图表。
5.档案借阅利用管理。系统实现了网络档案借阅利用，经过授权的用户只需登录系统就可查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统可记录完整的借阅利用信息，并可进行借出档案实体的催还和借阅利用信息的统计。
6.系统可以实现批量上栽功能，把扫描好的合同文件自动对应到它的合同目录中去。如合同还未录入目录信息系统将自动建立目录信息，并做好扫描图象的挂接。
此外，系统功能还包括：档案鉴定销毁、辅助组卷、主题词自动标引、自定义著录项目、（自定义）打印格式、数据批量修改、批量删除、批量复制/移动、用户账户及权限管理、系统日志管理、系统状态控制、数据备份与恢复、服务器远程控制等。
2.6 优势及安全策略
1.先进实用的系统架构和平台
系统采用完全浏览器/服务器（B/S）结构，无需安装客户端软件、不限制客户端数量。只要在一台服务器上安装了本系统，其他所有的部门都可以登录到系统中，根据权限设定浏览、著录、查询档案信息，就像访问其他Internet网站一样方便快捷。浏览器/服务器(B/S)结构作为客户端/服务器(C/S)结构的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。
B/S结构的档案网络管理软件由于不需要安装客户端，从而大量减少支出。C/S结构的档案软件除了要购买服务器端软件以外，还要求必须在每个使用该软件的用户计算机上都要安装客户端软件，否则就不能使用档案系统。客户端越多投入的经费越多。而且从安装和维护方面看，C/S构架的软件客户端维护量很大，不便于日常管理，大大限制了档案信息的应用。
系统后台数据库是微软公司的Microsoft SQL Server 2016，有数据存贮快、安全保密性强、与微软其他应用程序兼容性高等特点。这是基于Windows开发平台上最兼容、最普遍的数据库。
2.方便、准确、快速的查询机制和灵活的分类方式
系统采用了当今流行的互联网搜索引擎，可以对任意字段进行模糊匹配和精确匹配查找，查全查准率达到100%，查询速度快，并实现了全文附件的高速检索。即使是一个非专业人员也能利用通过人性化的查询界面轻松完整的检索信息。
3.完善的信息安全机制保障
目前常用的网络安全手段有：内/外网隔离技术、加密技术、身份认证、访问控制、安全路由等，这些技术对防止非法入侵系统起到了一定的防御作用。防火墙作为一种将内外网隔离的技术，普遍运用于局域网安全建设中。
我们网络服务器安装的操作系统为Windows server 2019 DataCenter，操作系统的漏洞、浏览器的漏洞和IIS的漏洞对网络安全构成了威胁。因此我们在安装操作系统时打上了所有升级补丁，堵上了漏洞并且设置了windows登录密码。但一定要注意及时升级。
为了实现要在整个局域网内杜绝病毒的感染、传播和发作。我们在整个网络可能感染和传播病毒的地方采取相应的防病毒手段。同时为了有效、快捷地实施和管理整个网络的防病毒体系，采取远程安装、智能升级、远程报警、集中管理、分布查杀等多种手段。
此外，本系统自身设计了如下5个方面的安全防范措施，确保数据安全：
（1）安全通道SSL 128位 加密；
（2）用户身份认证和数据授权；
（3）数据库自动定时备份，确保档案数据的安全性及可靠性。
（4）系统日志管理，自动记录所有用户的操作记录。
（5）灵活的授权机制。
第3章 项目建设内容
3.1系统设置
3.1.1 机构管理
以树形列表展示系统中的所有机构与部门信息。
3.1.2 用户管理
用于管理系统中的所有用户信息，包括但不限于启用用户，禁用用户，编辑用户信息等
3.2 业务管理
3.2.1 档案分类
整个档案管理系统从目录的制定根据《归档文件整理规则》（DA/T22）规范，可以帮助用户灵活设置档案分类，满足用户多层级的档案管理需要。
3.2.2 档案库管理
整个档案管理系统的核心功能，根据权限设置案卷信息与文件信息，对于没有权限的档案，可以在此申请借阅。
档案库列表:按照树形列表方式展示案卷信息与对应案卷信息下的文件信息，同时展示相关案卷与文件信息下的文件个数。
案卷信息编辑功能，用于维护案卷信息基本信息，包括但不限于信息分类号、全宗号、保管期限、密级等。
文件信息编辑功能，用于编辑文件摘要信息，，包括但不限于信息分类号、全宗号、保管期限、密级等，同时可以根据附件题名维护文件附件信息。
文件附件信息维护列表，用户维护对应文件摘要信息下的文件。
文件预览列表，查看某案卷或文件摘要信息下的所有文件附件信息，同时可以根据权限进行下载与预览(高级版)等操作。
3.2.3 档案编研
设置档案库的相关信息，协助管理人员更方便的查找档案信息。
3.2.4 档案鉴定
档案管理员在固定的日期进行存档,存档时核对档案袋内的信息与封皮记录是否一致。将记录一致的文档分部门进行保管。对不一致的部分退回让其重新整理。直至所有部门归档完毕,并对特殊情况进行标记。并且鉴定所属档案密级码：公开，内部使用，秘密，机密，绝密。
3.2.5 档案授权
以角色为维度，设置不同角色的档案权限，分级授权，逐级管理。
同时为了提高用户体验与简化操作复杂度，可对某一档案分类进行”一键授权”，进行一键授权后的目录，可以同时获取”可读权限”，”可写权限”与”可下载权限”。
3.2.6 参数设置
灵活控制系统业务走向，满足不同用户的档案管理需要。
如参数”QX002”，当该参数开启时，则即使案卷信息或文件摘要信息的密级为公开，也仍然需要按照授权机制进行授权访问，否则不可访问。
3.2.7 档案借阅
不同人员借阅档案使用不同流程，档案分为单位人员借阅，单位外部人员借阅需要审核，批准，借阅登记，归还日期等。同时可以查看当前登陆者的所有借阅信息。
查看所有待审核档案借阅记录并对申请进行审核。获得通过后的申请信息，可让申请人获取对应申请的档案信息对应权限。
用于查看当前登录人员所有的借阅信息及审核情况。
3.2.8 访问记录
查看系统档案访问记录，详细记录人员通过何种权限访问何种档案记录情况。